Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо обычно составляется с целью того, чтобы заказчик мог получить услугу, товар или работу без срыва сроков, а оплату внести позже, поэтому важно понимать, как правильно его написать.

Для того, чтобы безошибочно справиться с этой задачей, необходимо найти правильный образец написания гарантийного письма и следовать предоставленным рекомендациям.

Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо представляет собой некоммерческий документ, которым нередко пользуются стороны заключенного соглашения на оказание услуг / выполнение работ / поставку товаров в процессе деловой переписки. Его сущность состоит в том, что составитель обязуется исполнить какие-либо обязательства перед адресатом. Как правило, это обязанность перечислить деньги за товары, услуги или работы.

Гарантийное письмо выражает факт признания непогашенной задолженности или других обязательств и является доказательством для истца, если дело дойдет до суда. С помощью данного документа, стороны сделки могут сформировать доверительные отношения, даже если что-то идет не по плану - например, заказчик не может вовремя рассчитаться с исполнителем.

Поводом для оформления гарантийного письма может стать претензия, заявленная кредитором к должнику, либо собственная инициатива последнего.

Как написать гарантийное письмо об оплате

На сегодняшний день отсутствует единая, унифицированная форма документа. Поэтому при составлении необходимо придерживаться общих правил делопроизводства. Гарантийное письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

• Дата его отправки и исходящей номер. Проставляется организацией-отправителем.

• Сведение об адресате: название фирмы, Ф.И.О. руководителя, либо ИП.

• Информация об отправителе: название фирмы, личные данные руководителя, ИНН / КПП.

• Наименование документа - “Гарантийное письмо”.

• Сущность. Указывается информация о том, что отправитель не отказывается от исполнения своих обязательств и просит адресата подождать до определённого срока, не аннулируя прежних договоренностей. Можно кратко указать причину, по которой организация или ИП не может вовремя исполнить обязательства.

• Должность и подпись отправителя, печать юридического лица.

Как правило, гарантийное письмо оформляют на листе формата А4 - на фирменном бланке организации. Его подписывает директор и главное финансово ответственное лицо фирмы - например, главный бухгалтер.

Гарантийное письмо об оплате - образец

Правильно составленное гарантийное письмо должно содержать чёткие однозначные трактовки, которые позволят адресату понять позицию отправителя и увидеть конкретные сроки исполнения обязательств. Содержание отдельных пунктов документа может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, но общие правила оформления документов остаются неизменными.

Рекомендации, как оформить гарантийное письмо

В процессе составления документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

• Использовать официально-деловой стиль изложения.

• Избегать сложных речевых конструкций. Предложения должны быть максимально понятными и конкретными, без двусмысленности. В документации нужно придерживаться правил краткости и лаконичности. Иначе адресат может не понять суть обращения или неправильно истолковать его.

• Не употреблять жаргонизмы и устаревшие слова.

• Избегать грамматических и пунктуационных ошибок.

• Детально описывать события, вследствие которых отправитель не может исполнить обязательства в срок, не стоит. Можно указать самую суть, либо вовсе опустить этот момент.

• Если отправитель планирует выплатить задолженность частями, целесообразно указать в гарантийном письме четкий график платежей.

Как вручить гарантийное письмо

Передать документ адресату можно несколькими способами:

• Лично в руки адресату. Сделать это можно через секретариат организации-получателя. В данном случае делается два экземпляра гарантийного письма. Один из них сотрудник оставляет себе, а на втором ставить подпись и возвращает отправителю.

• Через почту - заказным письмом с уведомлением о вручении.

• Посредством факсимильной связи.

• По электронной почте.

Наиболее предпочтительны первые два варианта, так как в этом случае у отправителя останутся письменные подтверждение получения гарантийного письма адресатом. Если между контрагентами случится конфликт и дело дойдет до суда, у должника на руках будет подтверждение попытки мирного урегулирования ситуации.