Как защитить печать для подписи факсимиле от кражи?

Если руководящий сотрудник компании должен часто ставить подпись на документах, вполне оправданным решением является изготовление факсимиле. Заказать долговечные печати ИП можно тут. Они позволяют значительно ускорить процесс обработки документов, поскольку подпись руководителя фактически ставится автоматически. Но когда факсимиле уже готово, нужно правильно его хранить. Кража печати фактически означает возможность подделки подписи со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Документальное оформление

Приказом по компании устанавливается сам факт изготовления печати, а также порядок ее хранения. Руководство должно назначить и ответственное лицо. Как правило, это сотрудник, которому и принадлежит подпись. Он также несет ответственность за контролирование штампа. Обязательно перечисление всех лиц, имеющих доступ к штампу.

Также обязательной является инструкция с четким перечнем документов, на которых разрешается ставить оттиск.

Если документ касается и контрагента, необходимо получить его разрешение на использование факсимиле.

Уничтожение

Если ответственный сотрудник уволился, факсимиле нужно уничтожить. Этот процесс также фиксируется документально. Руководитель компании должен сформировать комиссию, составляющую акт об уничтожении факсимиле. Штамп разделяют на части таким образом, чтобы вновь его собрать было невозможно.

Утеря

Если факсимиле было потеряно или украдено, необходимо как можно быстрее обратиться в правоохранительные структуры. Оттиск будет признан недействительным, после чего компания может заказать факсимиле повторно.

Утерянный штамп могут найти, но на практике это происходит редко. Главная задача обращения в полицию – получение документа, который подтверждает недействительность факсимиле с определенного момента. После этого любой оттиск на документах легко можно признать недействительным.

Хранение

Обычно факсимиле хранится в сейфе (на крайний случай – в запирающемся шкафу). Ключ находится только у ответственного лица. Запрещено предоставлять доступ к сейфу сотрудникам и другим лицам, не имеющим на это разрешения руководства.

Тщательно оформленные инструкции позволяют избежать многих затруднений, связанных с использованием факсимиле. Применение такого оттиска значительно удобнее по сравнению с многочисленными обычными подписями, поэтому определенно стоит потратить время на инструктаж сотрудников и оформление документов.